Step 1: raccolta documentazione necessaria
Per la preparazione del report di chiusura è necessario raccogliere tutte le prove di avvenuta consegna dei premi: ai fini probatori si prediligono le lettere di liberatoria firmate dai vincitori; in mancanza, fanno fede tutti i tagliandi di postalizzazione dei premi e, in caso di premio intangibile, le prove di invio elettronico o le prenotazioni di viaggi ed eventi.
Quando i premi sono di piccola entità o quando, per fondati motivi, sia impossibile entrare in possesso di documentazione idonea viene redatta una dichiarazione sostitutiva di atto notorio volta a garantire che tutti i premi sono stati consegnati agli aventi diritto.

Step 2: verbale di chiusura con il funzionario
Al termine del concorso è necessario recarsi dal funzionario della tutela della fede pubblica, Camera di Commercio Industria Agricoltura e Artigianato competente o notaio, con tutta la documentazione probatoria raccolta per redigere l’apposito verbale di chiusura che conterrà un riepilogo di tutto quanto è avvenuto inclusa una sintesi dei i premi consegnati ai vincitori e/o alle riserve e dei premi devoluti.

Step 3: prema di chiusura
La conclusione del concorso avviene mediante la compilazione e invio dell’apposito modello ministeriale chiamato ‘prema CO2’ con il quale si trasmette al Ministero dello Sviluppo Economico il verbale di chiusura e il riepilogo di tutti dati richiesti.
Questo passaggio è fondamentale perché solo dopo questo completamento si potrà avere lo svincolo della cauzione o dell’importo sulla fidejussione cumulativa, come abbiamo spiegato in questo articolo intitolato 'La chiusura di un concorso a premi'

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